10 Thesen für gute Agenturberatung im Eventmarketing // Nele Zwanzig & Christian Schlüter, Volkswagen AG
Nach den Faktoren für ein gutes Technikbriefing und Agentur-Briefing heute Teil 3 in der Serie Briefingkultur:
Wie sieht gute Agenturberatung aus? Dazu stellen Nele Zwanzig und Christian Schlüter von der Konzern Kommunikation (Abteilung Events Konzern & Marke) der Volkswagen AG folgende 10 Thesen auf.
10 Thesen zur besseren Agenturberatung im Eventmarketing
1. Generell verstehen wir Beratung als Dialog und Teamwork. Ein ständiger vertrauensvoller und partnerschaftlicher Austausch, auch schon in der Briefing Phase, sind dabei essentiell. Briefings, auf die es keine Rückfragen gibt, darf es nicht geben.
2. Heutzutage sind „Geschichten“, die man mit einer Veranstaltung erzählen möchte, wesentlich wichtiger als reine Logistik Konzepte. Sprich: Jeder einzelne Bestandteil einer Veranstaltung muss einen roten Faden erkennen lassen und auf die Geschichte einzahlen.
3. Agenturen, die gut beraten, lösen Probleme, … – wenn sie denn aufkommen. Trotz bester Vorbereitung gibt es immer auch steinige Abschnitte auf dem Weg zu einer guten Veranstaltung. Als Kunde erwartet man sich Lösungsvorschläge, wie man sich nun aus der misslichen Lage befreit. Allzu häufig kommt es leider noch vor, dass Probleme ungefiltert weiter gegeben werden und vom Kunden erwartet wird diese zu lösen.
4. Agenturen sind unsere Fortbewegungsmittel. Wir sind das (Dialog-) Navigationssystem :-). Eine gute Beratung bedeutet also, dass uns als Kunde mehrere Wege aufgezeigt werden (die natürlich alle befahrbar sind) und wir die Entscheidung treffen müssen ob wir nach links oder rechts fahren… Ab und zu halt auch mal: “Bitte wenden“…
5. Weitblick und Überblick. Oftmals haben wir mehrere Projekte gleichzeitig zu navigieren, was die Sache mit dem Überblick nicht immer einfacher macht. Unsere Lotsen (also unsere Agenturen) müssen dementsprechend zu jeder Zeit, das ihnen zugeteilte Projekt, im Auge behalten und die Übersicht und Weitsicht bewahren, damit das (Dialog-) Navigationssystem mehrere Tanker gleichzeitig steuern kann und keiner dabei unter geht.
6. Der Weg den wir fahren und gehen muss budgetär realisierbar sein. Viele Wege führen bekanntlich nach Rom, aber man kann sich nicht jeden leisten. Einen Weg, den man sich nicht leisten kann, möchten wir gar nicht erst vorgestellt bekommen. Wir wollen immer mit den Füssen am Boden bleiben, auch wenn es manchmal schwer fällt. Die Notgroschen werden (leider) immer weniger.
7. Mut zum Dissens. Wir sind nicht allwissend. Man darf unsere wahnwitzigen Ideen auch gerne mal in Frage stellen. Die Realität ist nämlich: „Wer zahlt schafft nicht immer auch erfolgreich an.“
8. Wir heuern Agenturen an, nicht weil wir Menschen und Teams brauchen die unsere ungeliebten Aufgaben übernehmen, sondern weil wir Experten für viele verschiedene Bereiche brauchen. Wir können nicht in jeder Disziplin einer Veranstaltung selbst der Experte sein… Das wäre vermessen.
9. Unsere Agenturen sollen die (Haupt-) Schnittstelle zu allen Dienstleistern sein, die an unseren Veranstaltungen mitwirken. Sie haben hier eine Steuerungsfunktion und halten alle Fäden zusammen (wieder mit Weit- und Überblick), lösen, bei Bedarf, auch Knoten und stimmen die einzelnen Teile des Orchesters untereinander ab, damit am Ende ein Tophit entsteht.
10. Lasst die Spiele beginnen 
Frage: Welchen Aspekt würden Sie für bessere Agenturberatung ergänzen? Was wünschen Sie sich mehr?
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Nele Zwanzig ist seit 8 Jahren im Eventbereich des Volkswagen Konzerns tätig. Nach ihrem Studium hat sie im Veranstaltungsteam des Audi Forum in Ingolstadt gearbeitet. Von dort ging es weiter in die Interne Kommunikation der Audi AG, wo sie eigenverantwortlich Incentives für Mitarbeiter aller Standorte der Audi AG organisierte. Seit 2012 ist sie in der Event-Abteilung der Konzern Kommunikation der Volkswagen AG in Wolfsburg tätig. Mit ihr und dem Eventteam entstehen weltweite Presse-Events wie Weltpremieren, Konzernabende, Pressekonferenzen und Internationale Fahrveranstaltungen. In der Vorbereitung ist sie visionär und bestimmt, in der Umsetzung lösungsorientiert und entspannt.
Christian Schlueter ist seit 15 Jahren im Eventgeschäft tätig. Nach seinem Studium der Kommunikationswissenschaften arbeitete er bei der Münchener Agentur Avantgarde als Projektleiter für diverse Kunden.
2002 wechselte er zu BMW AG und war dort von 2002 bis 2004 als Projektleiter „Hospitality Programme“ für die Engagements in der Tourenwagen EM und WM verantwortlich. Von 2004 bis 2006 übernahm er die Verantwortung für die Motorsport Nachwuchsprojekte der Formel BMW in Deutschland und Asien. Danach folgte von 2006 bis 2009 der Schritt in die Formel 1 als Manager Sponsoring des BMW Sauber F1 Teams.
Nach dem Ausstieg von BMW aus der Formel 1 wechselte er in die Konzernkommunikation der BMW AG als Projektleiter internationale Messen und Events. Von 2011 bis 2013 verantwortete er im MINI Brand Management diverse internationale Großveranstaltungen wie Dealer Drives und MINI United. Nach einem weiteren Jahr bei BMW Motorsport als Leiter Sportorganisation wechselte er im Mai 2014 in die Konzernkommunikation der Volkswagen AG in den Bereich internationale Messen und Events und koordiniert hier übergreifend alle Veranstaltungsformate wie zum Beispiel Weltpremieren, Konzernabende, Pressekonferenzen und Internationale Fahrveranstaltungen.
